Buchhaltung ist lästig. Wer sie schon einmal für einen Verein oder Betrieb machen durfte, freut sich über Hilfe.
Auch ich bin Opfer der Buchhaltung. Für einen kleinen Tierschutzverein und meine freiberufliche Tätigkeit führe ich natürlich Buch, sonst würde das Finanzamt böse.
Wer wirtschaftlich tätig ist braucht heutzutage definitiv Software, um die Anforderungen zu erfüllen, die heute an eine Buchhaltung gestellt werden. Mit Wiedervorlagemappen für die Zahlungskontrolle der eigenen Kunden und Rechnungseingangsbüchern für die Rechnungen der Lieferanten und Vorleistungen kann man zwar auch noch arbeiten, aber abgesehen vom Mehraufwand gegenüber ihren digitalen Formen erwarten spätestens die Kunden schnelle und unkomplizierte Auskünfte und Bearbeitungen.
Für den Tierschutzverein hatte ich damals eine eigene Software organisiert, die nicht nur regelmäßige Spender und Fördermitglieder verwaltet hat sondern auch die durchlaufenden Gelder im Rahmen von Stadttaubenprojekten. Leider wurde die Software damals nicht weiter gepflegt und läuft unter moderneren Windows-Versionen nicht mehr.
Inzwischen, nach dem Verebben der Spenden und dem Ende des Stadttaubenprojekts, kann ich die Buchhaltung mit einer Tabellenkalkulation schneller erledigen, als ich ein neues Programm einführen würde.
Als ich die Möglichkeit bekam, LexOffice zu testen, war ich neugierig, denn diese Software wird als Software as a Service (SaaS) vermarktet und wird nach dem Crowdsourcing-Prinzip (weiter)entwickelt.
SaaS ist heutzutage nicht nur für Vereine interessant, die üblicherweise aus mehreren Wohnzimmern heraus gemanaged werden und die Verantwortlichen daher meist keinen gemeinsamen Zugriff auf einen gemeinsamen Datenpool haben. LexOffice ist ein Webservice, der theoretisch von jedem Gerät mit Browser und Internetzugang aus benutzt werden kann.
Die Kassenführerin eines Vereins kann dadurch parallel mit dem Mitgliedswart und dem Spendensammler auf dieselbe Buchhaltung zugreifen, ohne, dass man unnötig Zeit mit dem Austausch von Informationen verplempert oder (was meistens der Fall wäre) alle Arbeit an einer Person hängen bliebe.
Die Oberfläche von LexOffice ist erfreulich aufgeräumt. Das Dashboard begrüßt die Anwender mit einer Übersicht über die aktuellen Verbindlichkeiten, offene Rechnungen und andere wichtige Daten.
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Das klassische Menü:
Einer der Angelpunkte der täglichen Arbeit sind die Belege. Zu den Belegen zählen alle ein- und ausgehenden Rechnungen, Angebote und Mahnungen.
Der Ablauf der Belegerstellung ist auf den ersten Blick kompliziert, was aber einer ordnungsgemäßen und multiuserfähigen Buchhaltung geschuldet ist. Der Ablauf kann beispielsweise so sein:
Angebot erstellen
Annahme abwarten oder Angebot ändern und erneut erstellen
Nach Annahme Auftragsbestätigung erstellen
Leistungen erbringen oder Artikel liefern (mit Lieferschein)
Rechnung stellen
Sowohl das Angebot als auch die Rechnung können dank der Weboberfläche vom Außendienst per mobilem Device erfasst werden und landen umgehend in der Buchhaltung, wo sie geprüft und verschickt werden.
Um Angebote und Rechnungen zu erstellen müssen in LexOffice sowohl Kundendaten als auch die angeboteten Artikel und Leistungen erfasst werden. Das geht nicht nur intuiitiv, sondern auch “on the fly”.
Wenn ich ein Angebot erstellen will und der Kunde noch nicht in der Datenbank steht, kann ich ihn während der Angebotserstellung erfassen. Wenn ich eine Leistung in Rechnung stellen will, die erstmals vorkam, kann ich sie während des Zusammenstellens der Rechnungsposten hinzufügen. Kunden und Leistungen können daraufhin von allen Anwendern mit genutzt werden.
Rechnungen können sich in Intervallen wie wöchentlich, monatlich oder jährlich automatisch wiederholen, was bei Mietverträgen oder Mitgliedsbeiträgen immense Arbeit erspart.
Was in der Liste der Belege zunächst störend wirkt ist, dass alle Rechnungen und Angebote manuell freigegeben werden müssen. Der Wunsch nach der Freigabe einer ganzen Liste von Rechnungen ist zwar schon in den Entwicklungsforen geäußert worden, aber in der Realität eines kleinen Betriebes wird die Einzelfallkontrolle weniger Aufwand erzeugen, als die Korrektur fehlerhafter Rechnungen, die sonst vorkommen würden.
Insbesondere die sich automatisch wiederholenden Rechnungen sind da so ein Risikofaktor bei automatischer Freigabe.
Bis hierhin könnte man auch alles irgendwie mit Word und Excel lösen. Das Nachhalten offener Posten und das Zusammenstellen der Daten für das Finanzamt (oder den Steuerberater) kann LexOffice aber selbstverständlich auch.
Kommen wir zum Anlagevermögen. Das sind diese lästigen Sachen, die irgendwann angeschafft werden, aber nicht in einer Summe zu den Betriebsausgaben des laufenden Jahres zählen, da sie abgeschrieben werden müssen.
Ach das Anlagevermögen kann natürlich in LexOffice verwaltet werden und die Abschreibungsbeträge werden selbstverständlich automatisch Teil der Buchhaltung. Über verschiedene Kategorien der Anlagegüter können die üblichen Abschreibungszeiträume vorgegeben werden.
LexOffice macht aber auch Schluss mit dem Pappkarton, in dem die Eingangsrechnungen landen. Alle von außen kommenden Belege können gescannt oder mit der LexOffice App per Smartphone fotografiert und hochgeladen werden.
Auch das zentrale Rechnungseingangsbuch wird also von LexOffice abgelöst, und das auch gleich dezentral, da die Eingangsrechnungen auch per Smartphone erfasst und nahtlos in die Buchhaltung hochgeladen werden können.
Was ich lieder nicht testen konnte war die Anbindung eines Bankontos an die Software. Denn auch das kann LexOffice: Das komplette Online-Banking abwickeln. Ganz besonders interessant wäre dabei die Zuordnung der eingehenden Zahlungen an offene Rechnungen gewesen. Aber da ich nur einen simulierten Geschäftsbetrieb eines Tierschutzvereins eingeben könnte, war das mangels echter Einnahmen kaum möglich.
Fazit:
LexOffice ist, soweit ich es testen konnte, eine umfassende Buchhaltungssoftware für Freiberufler und klenere bis mittlere Gewerbebetriebe. Sie nimmt einem neben der Buchhaltung auch die Verwaltung der Kundendanten und die Abschreibung der Anlagegüter ab und kann eine aus Sicht des Freiberuflers und Vereinskassenwarts finanzamtstaugliche Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen.
LexOffice wird als Software-as-a-Service angeboten und kann in drei Funktionsumfängen für 4,90€ bis 12.90€ pro Monat gemietet werden. Die Verzahung von mobilem Zugriff durch Außendienstler und die Datenabgabe an den Steuerberater beherrscht schon das kleinste Paket.
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