La facturación ha sido históricamente un proceso engorroso y manual para las empresas, pero al mismo tiempo muy importante: una facturación ineficiente conduce a pérdidas de ingresos, flujos de caja insuficientes y, en última instancia, a la insatisfacción de los clientes. Hoy en día, la presión de los sectores público y privado está convirtiendo la facturación tradicional de carácter manual en algo obsoleto.
Una creciente mayoría de empresas y de gobiernos están reclamando la facturación electrónica a fin de reducir errores de facturación, mejorar la rentabilidad y cumplir fehacientemente con las normas tributarias.
México no es la excepción. A partir del primero de enero del 2014 y como resultado de la reciente Reforma Fiscal, todos los contribuyentes, sin importar la cuantía de sus ingresos, tipo de actividad o régimen fiscal, deberán sumarse a la factura electrónica bajo el esquema Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI), por lo que las facturas y recibos impresos con código de barras ya no serán válidos.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) destaca que, si su empresa emite factura electrónica desde antes del 2011 (CFD), tampoco serán válidas, por lo que es urgente la actualización.
De acuerdo al SAT, la Factura Electrónica está transformando la manera de hacer negocios en México, pues los contribuyentes que ya la han implementado, observan beneficios en factores como seguridad, disminución de costes, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas. Desde el 2005 a junio de 2013, más de 830.000 contribuyentes han optado por el esquema de facturación electrónica.[i]
Beneficios de la Factura Electrónica
Cuando un negocio crece, el éxito que acompaña exige que los procesos de back-office como facturación, sean gestionados y supervisados formalmente. Así, una facturación basada en hojas de cálculo, archivos de texto y paquetes de contabilidad como Quickbooks o Contaplus se ha convertido en un proceso relativamente sencillo y estandarizado, aunque resulte aún una actividad manual y costosa en términos de tiempo. Sin embargo, lo que ayer fue aceptable para la facturación resultará insuficiente mañana.
Además de permitir la agilidad del negocio mediante la eliminación de los gastos operativos de la facturación manual, la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas significativas sobre los procesos manuales, incluyendo:
Facturación más rápida – El uso de un sistema ERP para su facturación elimina la necesidad de emitir facturas en papel, porque su proceso es enteramente digital. En particular, las facturas almacenadas en un sistema automatizado puede ser enviadas electrónicamente en cuestión de segundos, lo que se traduce en una rápida liquidación de cuentas y una mejor posición de caja para su negocio.
Facturación precisa – El proceso de facturación parcial o totalmente automatizado por un sistema ERP disminuye significativamente la probabilidad de error que puede incidir negativamente en la información financiera desde una óptica tributaria o de satisfacción del cliente.
Informes tributarios y financieros – El procesamiento coherente y digital de la facturación le ayuda a optimizar la producción de informes financieros y simplifica la auditoría para las declaraciones tributarias.
Acceso a las grandes operaciones públicas / privadas – Cerrar acuerdos con la mayoría de gobiernos y empresas requiere adoptar un sistema de facturación electrónica. En consecuencia, si su empresa no dispone de la capacidad de enviar facturas electrónicamente, no podrá competir en algunas de las mayores y más jugosas oportunidades de negocio.
Descripción de la Factura Electrónica
Para obtener los beneficios anteriores, un sistema de facturación electrónica debería incrementar el nivel de eficiencia de su empresa mediante la automatización completa de los procesos.
De forma general, una factura electrónica es una factura que se pueden generar, visualizar y enviar a sus socios o clientes electrónicamente, como un archivo digital. Una factura electrónica se considera equivalente a una factura generada por sus procesos actuales cuando cumple requisitos específicos siguientes:
La factura se halla en formato electrónico, tal como XML o HTML
La factura se envía y recibe electrónicamente
La factura incluye una firma digital que garantiza la integridad de su contenido y autentifica su origen
La factura incluye un sellado de tiempo para asegurar la fecha y hora de emisión
Facturación Electrónica Modular con Openbravo
Si bien este proceso general está relativamente estandarizado a nivel funcional, proporcionar una cobertura apropiada para el mismo, representa un reto considerable para muchos proveedores de software ERP. Ello es debido principalmente a la gran cantidad de formatos electrónicos y plataformas de facturación en uso en todo el mundo. Así, mientras la adaptación a los diferentes estándares resulta una tarea compleja para un sistema ERP tradicional con una arquitectura monolítica, la arquitectura modular de Openbravo está diseñada para asumir esta variabilidad de forma natural y sencilla mediante simples módulos de extensión.
Estos módulos están formalmente empaquetados y agrupados en los Paquetes Profesionales de Localización (Professional Localization Pack) para cada país, para facilitar la adaptación y la instalación en su ERP. A modo de ejemplo, Openbravo dispone del Paquete de Localización Profesional para España y para México, conteniendo una gran cantidad de funcionalidades específicas de cada país (incluyendo los módulos de facturación electrónica) y contando con un asistente de instalación para facilitar su implantación.
La facturación electrónica extensible es sólo un ejemplo de cómo la arquitectura modular de Openbravo ofrece a las empresas la agilidad necesaria para extender fácilmente la funcionalidad de su ERP.
Para gozar de todos los beneficios que la facturación electrónica ofrece, como el acceso a grandes operaciones público-privadas, es necesario contar con un ERP que se adapte a las necesidades particulares de cada empresa, propias del tamaño y nivel de ingresos. Gobiernos de diferentes países están ejerciendo una presión directa y clara para que la facturación tradicional sea abandonada. El próximo primero de enero es la fecha límite en México y no se debe pasar por alto la importancia de este cambio y la planificación de los procesos requeridos.
Para más información acerca de cómo Openbravo ERP, la solución ágil y flexible, puede ayudar a su empresa a cumplir con los requisitos de su negocio y legales, visite www.openbravo.com
[i] Con información de Notimex, Julio 2013.