La semana pasada publicamos la primera parte de la entrevista realizada a José Ortiz y Justo Vela, expertos en la gestión de Excel y formadores del curso de Excel Avanzado, organizado por Opem Consultores y FUNDEUN el próximo mes de mayo. Tanto Vela como Ortiz pretendían a través de sus respuestas, acercarnos algo más al conocimiento de esta básica herramienta del paquete de Office, que, sin embargo, puede ser aplicada a un uso muy profesional en el entorno laboral.
A continuación, siguen el resto de sus respuestas sobre las utilidades de esta aplicación, que puede ser utilizada en sectores empresariales y departamentos muy diferentes, por lo que deben conocerse las claves para optimizar su uso.
¿Cuáles son las principales ventajas e inconvenientes de Excel?
José Ortiz – En cuanto a inconvenientes, el más importante es la dificultad de aprendizaje de algunas opciones de Excel, sobre todo cuando no se utilizan de manera habitual. Por el contrario, su principal ventaja es la resolución inmediata de problemas numéricos de elevada dificultad. En este sentido, se han dado multitud de casos en los que disponiendo las empresas de un software potente y caro, el personal de gestión y administración ha tenido que recurrir a la utilización de plantillas de Excel para dar respuesta inmediata a la necesidad de tratamiento de datos. Además, estas necesidades se producen constantemente, bien porque dicho software no ha podido solucionarlas en el corto plazo o bien por el coste elevado de su desarrollo, por lo que el conocimiento de Excel ha supuesto la eliminación de esas barreras.
Justo Vela – En la gran mayoría de tareas que la empresa necesita automatizar o controlar, se necesitan realizar cálculos de algún tipo y en esto Excel es insuperable. Excel es económico, versátil, intuitivo, potente y puede ser un laboratorio en vivo, ya que utilizado durante un tiempo pueden encontrarse necesidades en la empresa que de otra manera no se hubieran visto y entonces tener las bases necesarias para su desarrollo.
Entre los inconvenientes podemos mencionar que es un programa de pago, que se vuelve lento cuando se tienen miles de registros y se utilizan fórmulas complejas y que, como todos los programas de Windows es propenso a cerrarse por errores inesperados y perder información.
Ya manejo Excel en el trabajo ¿qué conocimientos me aportará este curso?
J.O. – Con el paso del tiempo Excel ha ido incrementando el número de funciones hasta que, hoy en día, en la versión de Excel 2010, existen más de 350 funciones; además, se han ido añadiendo nuevas opciones (tablas y gráficos dinámicos, minigráficos, escenarios, objetivos, macros), cuyo conocimiento, manejo y aplicación al mundo de la empresa sólo es posible en un curso ad hoc.
J.V. – Puede que no todo el mundo tenga que manejar demasiados datos y por ello determinadas funcionalidades del programa no se consideran importantes. Sin embargo, desconocer hasta dónde puede dar de sí Excel supone que, llegado el caso de enfrentarse a un problema no convencional, se plantee una solución “artesanal”, con una pérdida de tiempo considerable. Con este curso se trata de conocer lo mejor posible las posibilidades y el alcance de Excel para que, llegado el momento de implementar una solución para un problema que se nos plantee, podamos resolverlo de forma rápida, eligiendo la herramienta adecuada.
Si te perdiste la primera parte de esta entrevista y te interesa saber qué más dijeron sobre la herramienta Excel, puedes encontrarla en este enlace: Hablando con los expertos: Excel Avanzado (I)
Los formadores José Ortiz y Justo Vela estarán presentes en el curso organizado a lo largo del mes de mayo. Este curso de Excel tendrá un nivel avanzado, por lo que será necesario acudir con un cierto conocimiento base. Si estás interesado, en este documento podrás comprobar cuál es tu nivel en el uso del programa, y si se adecúa al del curso. ¡No lo dudes y apúntate!
Equipo de Opem