Le gestionnaire du bureau travaille sous la supervision du Conseiller Résident, Chef de l’ Equipe ICF-Macro Succursale Mali. Il(elle) sera responsable de l’administration et des opérations du bureau et assurera son fonctionnent efficace . Le gestionnaire sera chargé de la comptabilité, des approvisionnements et de la gestion des dossiers administratifs du bureau. Il (elle) supervisera le personnel de soutien administratif et apportera un appui au personnel technique selon les besoins.
Principales responsabilités
Comptabilité :
Créer et assurer la mise à jour d’un system de suivi des dossiers financiers
Assurer une documentation correcte s des dépenses du bureau
Maintenir les contacts avec les fournisseurs et prestataires de services et assurer la vérification des factures et leur soumission dans les délais prévus
Elaborer et transmettre les rapports financiers mensuels
Gestion des dossiers
Gérer les systèmes de classement/ archivage et la sécurité des fichiers et dossiers
Tenir à jour le dossier du personnel
Tenir à jour l’inventaire du matériel du bureau
Gestion du bureau
Concevoir et mettre en œuvre les politiques, normes et procédures de bureau
Superviser le personnel de soutien administratif, assurer la propreté générale et l’entretien des bureaux
Assurer et coordonner les tâches du service courrier départ/arrivée ainsi que et le service de sécurité du bureau
Assister dans les opérations d’approvisionnement
Veiller à la maintenance des équipements du bureau
Maintenir et reconstituer les stocks
Répondre aux appels téléphoniques
Assistance aux activités du projet
Assurer, coordonner la logistique lors des réunions et atelier de formations
Organiser le transport et autres dispositions concernant les voyages pour le personnel du projet
Qualifications de base
Diplôme d’étude Universitaire en Administration, Finances ou dans un domaine assimilé
Trois ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la comptabilité et la gestion de bureau
Compréhension avérée des procédures comptables
Maîtrise des logiciles MS Office (Word, Excel et Outlook)
Capacité à lire et parler l’anglais
Compétences professionnelles :
Souci du détail et très organisé
Une bonne éthique d’entreprise, y compris la protection des informations confidentielles
Capacité à travailler de façon autonome
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Job Description:
The office manager will be responsible for administrative and office operations at the ICF branch office in Bamako, Mali to ensure the office runs efficiently. The office manager will provide accounting services, assist with procurement, maintain office records, supervise other office staff, and provide support to technical staff as needed.
Qualifications
Key Responsibilities:
Accounting:
Create and maintain up-to-date financial tracking system
Maintain proper documentation for all office and project expenditures
Liaise with vendors and other service providers and ensure invoices are verified and submitted on a timely basis
Create and submit monthly financial reports
Maintain office records
Manage filing systems and ensure protection and security of files and records
Maintain updated personnel files
Ensure that the inventory listing is up to date
Maintain office:
Design and implement office policies, standards and procedures
Supervise office support staff, ensure general cleanliness and maintenance of the offices
Coordinate courier and security services
Assist with procurement
Maintain office equipment
Maintain and replenish inventory
Answer phone
Support project activities:
Coordinate logistics for meetings and trainings
Organize transportation and other travel arrangements for project staff
Basic Qualifications:
College-level degree in Finance Administration or similar field
Three years of professional experience providing accounting and office management services
Demonstrable understanding of accounting procedures
Proficient in MS Office (Word, Excel, and Outlook)
Ability to read and speak English
Professional Skills:
Detail-oriented and highly organized
Sound business ethics, including the protection of confidential information
Able to work independently
Organization Description
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