Hiên tại, công ty tôi đang có dấu sao y bản chính và theo như tôi được biết thì dấu sao y đó chỉ có thể chứng thực và có tác dụng đối với các văn bản do công ty tôi ban hành. Vậy con dấu của công ty tôi có được phép sao y bản chính không?
Luật sư trả lời:
Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi với thắc mắc của bạn, Tư Pháp Việt xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:
Sao y bản chính là việc sao chụp, sao chép, đánh máy lại một tài liệu, văn bản gốc một cách chân thực, chính xác nhất về nội dung có sự nhận thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thẩm quyền con dấu của doanh nghiệp trong sao y bản chính
Căn cứ vào Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014:
“1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Chính phủ quy định chi tiết Điều này”.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính
Theo căn cứ vào quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về việc hoàn thành thủ tục sao y bản chính từ sổ gốc, chứng thực bản sao y bản chính từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực giấy tờ từ bản chính ra bản sao: Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân xã, phường; thị trấn; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự ; Công chứng viên của Phòng công chứng hợp pháp.
Như vậy, căn cứ theo các quy định của pháp luật hiện hành, cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc là các công chứng viên, người đại diện có thẩm quyền của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội ban hành văn bản được sao y, cơ quan nào đã ban hành văn bản thì cơ quan đó có thẩm quyền cấp bản sao y bản chính văn bản.
Vì vậy, đối với những văn bản do doanh nghiệp ban hành thì doanh nghiệp đó có thẩm quyền cấp bản sao y bản chính văn bản, còn đối với những tài liệu, văn bản của đơn vị khác thì doanh nghiệp đó không có thẩm quyền được chứng thực sao y bản sao từ bản chính. Do vậy, các văn bản, tài liệu của đơn vị khác, mà công ty của bạn sử dụng con dấu sao y bản chính sẽ không có hiệu lực pháp luật.