Même quand je m'occupe de projets personnels qui me passionnent, j'ai parfois (voire souvent) du mal à me mettre au travail (procrastination, j'écris ton nom...) J'ai l'impression de ne pas avoir assez de temps devant moi, je me laisse distraire,...
Dans ces moments de procrastination intense ou en cas de petite flemme, j'utilise une méthode hyper efficace : la technique Pomodoro. Inventée par Francesco Cirillo, elle permet non seulement d'arriver à se mettre au travail, mais aussi de savoir exactement comment on emploie son temps.
Cette méthode pour être mise en place ne nécessite rien d'autre qu'un minuteur, un papier et un crayon. Le minuteur permet de respecter des plages de travail de 25 minutes, le papier et le crayon d'enregistrer le travail effectué et de l'analyser plus tard.
La méthode Pomodoro en cinq étapes
1 | À partir de la liste de choses à faire du jour, on choisit une tâche sur laquelle on va travailler sans interruption pendant 25 minutes. Ce temps est la durée moyenne pendant laquelle notre cerveau peut se concentrer sur une chose.
2 | On règle ensuite le minuteur sur 25 minutes. Cette période est appelée pomodoro, du nom du minuteur en forme de tomate utilisé par le créateur de cette méthode.
3 | On travaille sur la tâche choisie jusqu'à ce que le minuteur sonne. À ce son, on marque la tâche d'une croix.
4 | Chaque pomodoro est suivi d'une courte pause d'environ cinq minutes. Cette pause achevée, on reprend la tâche commencée, ou l'on passe à une autre si celle-ci est achevée.
5 | Tous les quatre pomodori, on fait une pause plus longue (entre 15 et 30 minutes).
Quelques règles pour travailler avec la méthode Pomodoro
La planification | Cette étape est nécessaire pour déterminer ce que l'on veut accomplir dans la journée. C'est la liste de choses à faire classique.
La prise de note | Lorsqu'un pomodoro est terminé, on garde une trace du travail effectué, en marquant la tâche d'une croix. Cela permet de constater l'avancée du travail et de connaître le temps exact passé sur une tâche (et donc d'estimer par la suite le temps nécessaire pour réaliser un travail similaire).
Chaque pomodoro est indivisible | Si le minuteur est lancé, il doit sonner. Cela peut paraître un peu idiot au début, mais le temps restant peut permettre de se relire, d'approfondir ce qu'on vient de faire. On peut aussi décider de combiner la tâche terminée avec une autre similaire. Seule exception à cette règle : si on a vraiment terminé une tâche en moins de cinq minutes, on abandonne ce pomodoro et on ne le compte pas.
Pas plus de cinq ou sept pomodoris sur une tâche | Si une tâche n'est toujours pas terminée au bout de tout ce temps, cela peut-être une bonne idée de la diviser en plusieurs tâches plus simples et éviter ainsi de se décourager.
Prendre en compte les distractions | Les interruptions internes sont celles qui viennent de nous-mêmes : consulter ses mails, aller voir ce qu'il y a de nouveau sur Instagram,... La technique Pomodoro conseille de les rendre clairement visibles. Chaque fois que l'on sent une distraction arriver, on la note avec une apostrophe à côté de la tâche en cours. On peut aussi l'ajouter à la liste de choses à faire et y consacrer un prochain pomodoro.
Quand on travaille dans une entreprise, on doit également gérer des interruptions externes : un mail, le téléphone qui sonne, un collègue qui arrive,... Ce type d'interruptions est signalé avec un tiret. Il faut alors essayer de différer à la fin du pomodoro entamé la réponse à ce dérangement. Par exemple, en proposant à son collègue de revenir vers lui en lui donnant précisément le temps restant sur le minuteur.
Garder sous les yeux le minuteur | Il est important de pouvoir consulter rapidement le temps restant au pomodoro. Cela permet de ne pas se décourager, de se dire : plus que x minutes avant la pause.
Utiliser un minuteur physique | Il me semble capital d'utiliser un vrai minuteur plutôt qu'une application sur le téléphone. En effet, le but étant d'éliminer un maximum les distractions, un sms ou une notification qui clignotent sur l'écran peuvent vite être un obstacle à la concentration.
Ce que j'aime dans cette méthode
En complément du Bullet Journal | La technique Pomodoro est le compagnon idéal de mon Bullet Journal : j'y note chaque jour ce que je veux faire, la planification est donc très rapide. Je n'ai plus qu'à faire des croix à côté de chaque élément listé, puis à cocher l'élément comme d'habitude quand la tâche est terminée.
Gérer efficacement les distractions | Je suis surtout sensible aux interruptions internes (difficile de lutter contre un petit tour sur Instagram !) Cette méthode est donc pour moi une excellente solution : il me suffit de jeter un œil sur le temps restant pour différer ces distractions et attendre la pause pour les satisfaire.
S'encourager | Régler le minuteur sur 25 minutes me conforte dans ma détermination à commencer une tâche. Cette durée n'étant pas intimidante, même si je n'ai vraiment pas envie de me mettre au travail, je sais que je peux au moins y consacrer ce temps. Et au bout du premier pomodoro, je suis souvent lancée, j'ai envie de continuer. Et les pauses "obligatoires" me permettent de ne pas me dégoûter du travail à accomplir.
Mieux gérer mon temps | Je trouve très utile de noter le nombre de pomodori nécessaires pour terminer une tâche. Cela me permet de mieux estimer par la suite le temps dont j'aurai besoin pour une tâche similaire, ce qui est très utile pour les listes de choses à faire suivantes !
Pas de multitâche | Quand on travaille sur plusieurs tâches à la fois, on finit par passer énormément de temps à essayer de les mener toutes à bien. Il vaut bien mieux se consacrer à une chose à la fois, même si on a l'impression de pouvoir faire du multitâche.
25 minutes intenses | J'ai également remarqué que diviser une tâche en courtes périodes de 25 minutes me permet de travailler de manière plus efficace, plus concentrée. J'ai "seulement" 25 minutes, je vais donc essayer d'en faire le meilleur usage possible.
Utiliser les petites plages horaires | J'avais du mal à travailler sans avoir une grand plage horaire devant moi. Il me semblait inutile de commencer quelque chose en sachant que j'aurai à m'interrompre une demi-heure plus tard pour aller à un rendez-vous. Mais maintenant je sais que je peux y caser un pomodoro.
Comme pour toutes les techniques d'organisation, la méthode Pomodoro peut sembler inutilement restrictive. Mais il ne s'agit pas de se donner des contraintes pour le plaisir. C'est un moyen pour atteindre plus rapidement ses buts, de manière à avoir plus de temps pour le reste : la famille, les amis, les loisirs,...
Alors êtes-vous prêts à sortir le minuteur ?
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