Avant l’acquisition d’un logiciel comptable, il est important d’évaluer ces 3 éléments car cela aura une incidence sur les fonctions du logiciel ainsi que son prix. En tant d’expert en implantation de logiciel comptable, trop souvent nous avons vu des clients qui n’avaient pas la solution logiciel adéquate à leurs besoins et qui a eu pour conséquence d’impacter leur structure de gestion. 1-Combien de personnes utiliseront le logiciel comptable ? Est-ce que c’est vous qui allez effectuer la comptabilité ou vous en déléguerez une partie à un employé ? Dans 2 ans, est-ce que votre situation changera ? Voici des questions primordiales à se poser car la plupart des logiciels comptables sur le marché fonctionnent selon le nombre d’utilisateurs qui se connectent à la base de données comptables. Si vous croyez d’être plus d’une personne à entrer des données dans le logiciel comptable, regardez des versions multi-usagers (2, 4, 5 ou plus). Chaque usager peut avoir des accès différents les uns des autres permettant de contrôler les accès aux données sensibles de votre entreprise. Précision : Le nombre d’utilisateurs n’est pas relié au nombre d’installation. Vous pouvez installer votre logiciel Sage 50 sur 2 ordinateurs, mais avoir un utilisateur pour accéder à votre base de données comptable. La problématique lorsque vous avez plusieurs installations sur différents ordinateurs, vous devez avoir une copie de sauvegarde pour mettre à jour votre travail à moins d’avoir une infrastructure réseau ou héberger votre application dans le Cloud . 2- Gestion d’inventaire ou non ? Si votre entreprise possède des stocks, vous devez donc gérer votre inventaire. Les logiciels comptables ont souvent des modules de gestion d’inventaire qui vous fourniront plusieurs informations nécessaires sur vos achats et vos ventes. Dans le cas où votre entreprise offre des services, il peut être intéressant de faire le suivi de vos items (services) à vos ventes pour le suivi de votre rentabilité par service. Comme la gestion d’inventaire est assez complexe, il y a différents type de modules et il est bien important de consulter un expert avant de choisir le meilleur logiciel possible. 3- Gestion de la paie à l’interne ou à l’externe ? Plusieurs petites entreprises délèguent la gestion de la paie à l’externe et le donne en sous-traitance à leur institution bancaire en pensant que c’est difficile à effectuer. Avec les logiciels comptables d’aujourd’*** et leur module de paie informatisé, il est facile d’accomplir cette tâche. Vous pouvez même effectuer avec votre logiciel comptable le dépôt direct, produire les T4, les relevés 1 et même produire les relevés d’emploi. L’avantage d’effectuer la paie à l’interne est une économie de coût car votre institution bancaire charge des frais assez élevés pour ce type de service et cela permet de mieux évaluer votre rentabilité car vous pouvez relier le coût d’un employé directement aux revenus générés par celui-ci. Pour en savoir plus sur les logiciels comptables et connaître la solution idéale pour votre entreprise, référez-vous à un conseiller dans ce domaine comme moi. Pierre-Luc Paquin, consultant-expert certifié Platine de Sage, formateur certifié et Partenaire en développement niveau argent, est aussi le fondateur de l’entreprise LG4 logiciel comptable – une firme offrant des solutions de gestion pour les PME. Pierre-Luc Paquin a un baccalauréat en économie et finance et possède plus de 8 années d’expérience en ventes, finances, intégration de logiciel comptable et gestion du risque.